Le contrôle URSSAF est une procédure de vérification des déclarations et paiements de cotisations sociales des entreprises. Ce processus, bien que souvent stressant pour les services RH, paie et comptabilité, exige une préparation minutieuse.
Il est crucial de bien se préparer, car le contrôle URSSAF constitue un examen exhaustif des pratiques sociales internes de l’entreprise et de la conformité des cotisations. Il englobe divers aspects techniques parfois difficiles à comprendre.
Le non-respect de la conformité peut entraîner au mieux une simple observation, et au pire un rappel des cotisations impayées avec majoration. En fonction de la masse salariale et de la durée des années contrôlées, le risque financier est considérablement élevé. Se préparer à ce contrôle permet de réduire le risque de redressement. Pour cela, une formation au contrôle URSSAF est vivement recommandée.
Comment se déroule le contrôle URSSAF ?
Contrôle sur pièce ou sur place
Il existe deux types de contrôles possibles :
Le contrôle sur place : Ce contrôle se déroule en partie dans les locaux de votre entreprise.
Le contrôle sur pièces : Ce contrôle se déroule exclusivement dans les locaux de l’organisme de recouvrement.
Ces deux types de contrôles offrent les mêmes garanties à la personne contrôlée pour faire valoir ses droits.
Les étapes qui composent le contrôle Urssaf
1. L’avis de contrôle
L’organisme de recouvrement doit vous envoyer un avis de contrôle, par tout moyen permettant de prouver la date de sa réception. Cette lettre vous est transmis au moins 30 jours avant le début effectif des opérations de contrôle (date de la première visite ou date de début des vérifications). Cet avis inclut une liste de documents et d’informations nécessaires aux opérations de contrôle. D’autres documents pourront également vous être demandés pendant le contrôle.
2. Le contrôle
L’examinateur examine vos documents. Cette étape vise à vérifier la conformité de vos déclarations et paiements de cotisations sociales. L’inspecteur peut également mener des entretiens avec le personnel et examiner les pratiques internes de l’entreprise pour s’assurer qu’elles respectent la réglementation en vigueur.
3. La lettre d’observations
À l’issue du contrôle, l’inspecteur rédige une lettre d’observations. Ce document contient les conclusions du contrôle et précise si des irrégularités ont été constatées. Si l’entreprise fait l’objet d’un redressement, les montants des cotisations supplémentaires dues, ainsi que les majorations éventuelles, sont indiqués dans cette lettre.
4. La période contradictoire
Après réception de la lettre d’observations, l’entreprise dispose de 30 jours pour répondre. Durant cette période contradictoire, vous pouvez formuler vos objections et fournir des éléments supplémentaires pour contester les conclusions de l’inspecteur. Cette phase est essentielle pour faire valoir vos arguments et tenter de réduire ou d’annuler les redressements proposés.
5. Le rapport de contrôle
Après avoir pris en compte vos objections, l’inspecteur rédige le rapport de contrôle. Ce document présente la décision finale du contrôle. Il peut aboutir à :
- Un redressement : l’entreprise doit payer les cotisations sociales supplémentaires avec éventuellement des majorations.
- Un crédit : l’entreprise peut bénéficier d’un remboursement si des cotisations ont été indûment versées.
- L’absence de redressement : aucune irrégularité n’a été constatée, et l’entreprise n’a pas de cotisations supplémentaires à payer.
Qui est présent lors du contrôle ?
Le contrôle est une occasion d’échanges et de dialogue, c’est pourquoi votre présence est importante, surtout au début et à la fin du contrôle. Vous pouvez vous faire assister par un conseiller de votre choix, qui pourra vous aider ou vous représenter auprès de l’agent chargé du contrôle, si vous lui donnez mandat. Si nécessaire, il est de votre responsabilité de désigner, avant ou dès le début du contrôle, des interlocuteurs (salariés de l’entreprise ou personnes mandatées) capables de fournir les informations utiles à l’agent chargé du contrôle pour accomplir sa mission.
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Le contrôle vérifie si vous avez bien payé vos cotisations sociales (comme les cotisations de sécurité sociale) et si vous avez fait les bonnes déclarations.
Période de contrôle :
- Pour la plupart des employeurs et agriculteurs non-salariés : Le contrôle regarde les cotisations des trois dernières années.
- Pour les travailleurs indépendants non agricoles : Le contrôle regarde les cotisations des trois dernières années, en comptant à partir du 30 juin de l’année suivante.
Exemples :
- Employeurs et agriculteurs non-salariés : Si le contrôle se fait en 2024, il vérifiera les cotisations de 2021, 2022 et 2023.
- Travailleurs indépendants non agricoles :
- Si le contrôle se fait avant le 30 juin 2024, il vérifiera les cotisations de 2020, 2021 et 2022.
- Si le contrôle se fait après le 30 juin 2024, il vérifiera les cotisations de 2021, 2022 et 2023.
Exception :
Travail illégal : Si on découvre du travail illégal, le contrôle peut remonter jusqu’à cinq ans en arrière.
Que devez-vous fournir lors du contrôle ?
Vous devez donner aux agents de contrôle tous les documents et informations qu’ils demandent pour faire leur travail. Voici quelques exemples de documents qu’ils pourraient demander :
- Documents sociaux : dossiers du personnel, contrats de travail, fiches de paie…
- Documents comptables : bilans, grands livres, balances comptables, fichiers des écritures comptables…
- Documents fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition…
- Documents juridiques : statuts de la société, procès-verbaux d’assemblées générales, jugements des conseils de prud’hommes…
- Factures et justificatifs : factures de sous-traitants, factures d’un travailleur indépendant, justificatifs de frais professionnels comme les notes de restaurant.
Cette liste est seulement indicative. L’agent de contrôle peut adapter ses demandes selon l’organisation et le système d’information de votre entreprise et demander d’autres documents si nécessaire.
Les copies de ces documents, y compris les fichiers numériques, peuvent être analysées en dehors de vos locaux pour réduire le temps de présence de l’agent dans votre entreprise. Avec votre accord, les documents originaux peuvent aussi être examinés à l’extérieur de vos locaux.
L’agent de contrôle peut aussi vous demander de présenter ces pièces dans un ordre spécifique nécessaire au contrôle.
Quelles sont les sanctions et les recours possibles ?
Recours possibles : contester le contrôle URSSAF
Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision prise par le contrôleur, vous pouvez contester cette décision par un recours amiable. Ce recours est gratuit et se fait en saisissant la commission de recours amiable (CRA), qui examinera votre dossier. Vous recevrez la décision de la commission dans un délai de prescription de deux mois, qui statuera sur le maintien ou non des pénalités et des majorations initialement prévues.
Sanctions : amendes et majorations
En cas d’irrégularités relevées, l’entreprise doit payer les redressements des cotisations dues, majorées de 5% pour sanctionner le retard de paiement. Cependant, les majorations de retard ne sont pas systématiquement appliquées. En vertu de la loi Essoc, et notamment lors d’un premier contrôle, vous pouvez bénéficier d’un droit à l’erreur sous certaines conditions.