Oui, se concentrer sur les 18 critères impératifs constitue une priorité si vous êtes dans un délai contraint avant votre première évaluation externe. Cela vous permet d’éviter d’avoir à produire des fiches complémentaires dans votre rapport.
Votre objectif doit être de montrer une bonne maîtrise de ces critères impératifs, car ce sont ceux sur lesquels vous serez le plus attendu (ex. : gestion de la maltraitance, bien-traitance, événements indésirables). Ne pas les maîtriser pourrait porter préjudice à votre structure en termes d’image, de conformité, voire de confiance auprès de vos partenaires, usagers ou autorités.
Pas nécessairement, mais certains éléments peuvent impacter sa durée.
La durée de l’évaluation sur site est globalement similaire à celle de l’ancienne évaluation externe. Cependant, il y a désormais une obligation d’avoir au minimum deux évaluateurs, quelle que soit la taille de la structure. Cela représente au moins deux jours-homme sur site.
Concernant la préparation et la rédaction du rapport, certains estiment qu’on gagne du temps, car les rapports sont moins narratifs. Toutefois, il y a désormais 157 critères à évaluer, souvent multipliés par plusieurs éléments d’analyse. Cela peut donc compenser le gain de temps sur la forme.
Par ailleurs, des facteurs peuvent allonger l’évaluation :
Le non-respect des critères impératifs, qui génère plus de fiches à remplir, des échanges supplémentaires avec la gouvernance, etc.
Le nombre d’accompagnés traceurs à rencontrer : chaque traceur demande en moyenne 45 minutes, ce qui peut vite faire grimper la durée dans des structures multisites ou multiservices.
Conseil : mettez en concurrence plusieurs organismes évaluateurs pour obtenir une estimation réaliste du temps nécessaire dans votre cas.
Oui, les personnes avec troubles cognitifs peuvent être incluses dans les accompagnés traceurs, surtout si vous êtes un établissement spécialisé dans leur accompagnement. Dans ce cas, ce type de profil est incontournable pour refléter la réalité de vos pratiques.
Le recueil du consentement reste essentiel : il doit être adapté selon les capacités de la personne, en utilisant des moyens ou outils appropriés. Si cela n’est pas possible, les représentants légaux seront alors interrogés à leur place.
L’évaluation portera aussi sur la manière dont vous garantissez les droits de ces personnes, même dans des situations complexes, en assurant un accompagnement respectueux, adapté et conforme aux bonnes pratiques.
Oui, l’utilisation de Synaé est obligatoire. C’est la plateforme officielle par laquelle les organismes évaluateurs doivent soumettre les rapports d’évaluation aux établissements et aux autorités.
Pour y accéder, votre structure doit impérativement disposer d’un numéro FINESS valide. Veillez donc à vérifier que votre enregistrement FINESS est à jour, car c’est un prérequis indispensable pour le bon déroulement de votre évaluation.
Oui. La loi de 2019 a modifié le rythme des évaluations et introduit un nouveau référentiel. Cela signifie que même si vous avez transmis une évaluation interne en 2018, cette transmission ne définit plus automatiquement la date de votre prochaine évaluation externe (comme c’était le cas auparavant avec le calcul tous les 5 ou 7 ans).
Vous devez désormais attendre les instructions de vos autorités compétentes ou la publication d’un calendrier officiel. Ne vous basez plus sur les anciennes règles de calcul automatique, elles ne sont plus valables aujourd’hui.
Pas tout à fait. Si l’auto-évaluation n’est pas obligatoire, elle est fortement recommandée par la HAS. Vous pouvez vous inspirer des méthodes d’audit interne ISO (observations, entretiens, vérifications de système), mais attention à bien distinguer les approches.
L’objectif de l’évaluation selon la HAS n’est pas de vérifier la conformité ISO, mais de valoriser les pratiques avec bienveillance, d’analyser les situations concrètes et de noter selon le degré de maîtrise (total, partiel, inexistant).
Vous pouvez vous appuyer sur vos outils ISO existants (groupes de travail, revues de direction, réunions qualité…) pour gagner en efficacité, mais veillez à adopter une démarche d’évaluation (et non un contrôle binaire conforme / non conforme).
L’idéal est d’intégrer cette démarche dans la vie quotidienne de vos équipes et non de la limiter à une préparation ponctuelle avant une évaluation externe.
Non, en principe. Lors des entretiens avec les personnes accompagnées, la présence de professionnels est déconseillée. L’objectif est de permettre une expression libre et sans influence. La personne accompagnée doit pouvoir partager son vécu en toute confiance et confidentialité, sans crainte de jugement ou de répercussions.
De même, la gouvernance ne doit pas intervenir durant les entretiens menés avec les professionnels ou les personnes accompagnées. Cette séparation garantit l’impartialité de l’évaluation.
Exception possible : dans certains cas, la présence d’un observateur (sans intervention) peut être tolérée, notamment pour des raisons pédagogiques ou organisationnelles, mais cela reste à apprécier au cas par cas. Il n’existe pas d’interdiction formelle dans les textes à ce sujet, tant que cela ne compromet pas la qualité de l’évaluation.
Ces principes sont précisés dans le manuel d’évaluation de la HAS. Il est recommandé de le consulter attentivement, ainsi que la procédure interne de votre structure, souvent plus détaillée et adaptée à votre contexte.
Pour plus d’informations ou accéder aux ressources officielles (dont la plateforme Synaé), vous pouvez consulter les liens mis à disposition par la HAS.
Pas directement. Les grilles d’entretien officielles ne sont pas publiées par la HAS sous forme de documents complets. En revanche, certaines questions types, notamment celles liées au CVS (Conseil de la Vie Sociale), sont disponibles via la plateforme Synaé.
Vous pouvez extraire certains éléments depuis Synaé si vous y avez accès, mais l’organisme évaluateur n’est pas tenu de vous transmettre des grilles spécifiques. L’objectif est que l’évaluation reste une démarche propre à chaque structure, avec un questionnement adapté à son contexte.
Cela dépend de votre situation administrative.
Si chaque structure a un numéro FINESS distinct, vous devez créer deux comptes Synaé, un par numéro FINESS.
Si les deux structures partagent le même numéro FINESS, rapprochez-vous de vos autorités de contrôle pour connaître la démarche à suivre (évaluation unique ou séparée).
Attention lors de la création des comptes : chaque adresse e-mail est liée à un seul site. Si vous essayez de créer deux comptes avec la même adresse mail, vous risquez d’être bloqué. Dans ce cas, contactez l’assistance Synaé via le lien disponible sur la plateforme, ils pourront débloquer la situation rapidement.
Non, pas forcément.
Si la même équipe intervient auprès de tous les accompagnés traceurs, l’entretien avec les professionnels peut être mutualisé : une seule rencontre est alors suffisante pour couvrir l’ensemble des situations.
L’évaluateur recueillera ainsi les informations globales sur les accompagnements, sans multiplier inutilement les temps d’entretien.
En revanche, si certaines personnes de l’équipe interviennent spécifiquement sur un service ou une action (par exemple : soins, animation, accompagnement social…), elles pourront être interrogées en complément, afin d’avoir une vision complète et représentative des pratiques sur l’ensemble de la structure.