Qu’est-ce que l’évaluation HAS ?
L’évaluation HAS (Haute Autorité de Santé) concerne l’ensemble des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Elle vise à garantir la qualité de l’accompagnement des personnes, à améliorer les pratiques professionnelles et à favoriser une démarche d’amélioration continue.
Depuis juillet 2023, un nouveau référentiel d’évaluation est en vigueur. Il introduit une approche centrée sur trois axes fondamentaux :
- Le respect des droits fondamentaux des personnes accompagnées
- La culture de la bientraitance et de la qualité de vie
- La dynamique d’amélioration continue des pratiques professionnelles
🔔 Important : ce nouveau cadre nécessite une adaptation, une anticipation… et une montée en compétences.
Pourquoi bien préparer son évaluation HAS ?
L’évaluation HAS ne doit pas être perçue comme une simple formalité ou un contrôle. Elle est surtout l’occasion de :
- Valoriser les bonnes pratiques existantes
- Identifier des axes de progrès
- Mobiliser les équipes autour d’un projet de qualité commun
- Répondre aux exigences légales et réglementaires (notamment dans le cadre du renouvellement d’autorisation)
Les outils pour se préparer : auto-évaluation, SYNAE et planification
Utiliser l’auto-évaluation pour s’auto-diagnostiquer
Bien que les évaluations internes ne soient plus obligatoires, l’auto-évaluation reste un outil fortement recommandé. Elle permet de :
- Se familiariser avec le référentiel HAS
- Identifier les écarts entre la théorie et la pratique
- Se projeter dans le déroulement concret de l’évaluation
- Mettre à jour son plan d’actions qualité
✅ L’auto-évaluation est aussi un moyen de prouver que votre démarche qualité est continue et structurée.
SYNAE : une plateforme essentielle
L’évaluation se déroule désormais sur SYNAE, la plateforme officielle de la HAS. Pour y accéder, chaque structure doit disposer de son numéro FINESS, à jour et bien attribué. En cas de multi-sites ou de structures complexes, il est crucial de :
- Vérifier la correspondance entre autorisations et numéros FINESS
- Échanger avec les autorités compétentes pour savoir combien d’évaluations distinctes seront exigées
Anticiper, planifier, mobiliser
Préparer l’évaluation HAS demande de la méthode :
- Anticiper les ressources humaines et documentaires nécessaires
- Mobiliser les équipes le plus en amont possible
- Impliquer toutes les parties prenantes (professionnels, usagers, gouvernance)
- Planifier les actions sans surcharge, pour que cela s’intègre dans le quotidien
⚠️ Le risque d’une préparation précipitée à la dernière minute est réel. Il vaut mieux avancer progressivement, pour gagner en sérénité et en efficacité.
Plus vous structurez votre démarche en amont, plus vous pouvez impliquer vos équipes sans générer de surcharge ni de stress inutile.
Voici comment organiser votre planification sur 12 à 18 mois :
Étape 1 – Se positionner sur le calendrier (M-18 à M-12)
- Identifier votre période d’évaluation (en fonction de l’échéance d’autorisation ou du cycle HAS)
- Vérifier vos numéros FINESS pour anticiper les modalités sur SYNAE
- Se rapprocher des autorités en cas de situation particulière (multi-sites, services mutualisés…)
Étape 2 – Monter en compétence (M-12 à M-10)
- Suivre une formation au nouveau référentiel HAS pour vous ou vos encadrants
- Lire et s’approprier les 157 critères du référentiel
- Comprendre les méthodes d’évaluation (accompagné traceur, dossier traceur, entretien de direction…)
Étape 3 – Réaliser une auto-évaluation (M-10 à M-8)
- Utiliser l’outil SYNAE en mode auto-évaluation
- Identifier vos forces et vos axes de progrès
- Mettre à jour votre plan d’action qualité
- Impliquer les équipes terrain dans la réflexion et les actions à mener
Étape 4 – Mobiliser les équipes (M-8 à M-5)
- Désigner un ou plusieurs référents qualité
- Informer et former l’ensemble des professionnels concernés
- Organiser des réunions régulières de suivi sur l’avancée du plan d’action
Étape 5 – Préparer les éléments de preuve (M-5 à M-2)
- Centraliser et organiser les documents nécessaires (projets, procédures, plans, grilles, comptes-rendus…)
- Réaliser des entretiens à blanc (simulation de traceur)
- Tester l’implication du CVS ou des représentants des personnes accompagnées
Étape 6 – Préparer le jour J (M-1 à J)
- Relire les derniers critères sensibles
- Rassurer les équipes, les usagers, les familles
- Être prêt à accueillir l’équipe d’évaluateurs avec un dossier qualité à jour, un plan d’action argumenté et des professionnels informés
Se former : une étape incontournable
Pour bien comprendre le nouveau référentiel HAS, maîtriser ses exigences et mettre en œuvre une démarche d’évaluation cohérente, il est fortement recommandé de suivre une formation.
Une formation HAS permet de :
- Décrypter les critères d’évaluation
- Comprendre les attendus du référentiel
- Apprendre à constituer un plan d’action efficace
- Se préparer aux méthodes d’évaluation (accompagné traceur, dossier traceur…)
🎯 C’est un investissement essentiel pour réussir sereinement son évaluation et engager une véritable dynamique qualité.
Les méthodes d’évaluation : croiser les regards
Le rôle des accompagnés traceurs
Les “accompagnés traceurs” sont au cœur de l’évaluation. Il s’agit d’un entretien structuré avec une ou plusieurs personnes accompagnées, afin de recueillir leur perception sur :
- L’accueil
- Le suivi
- Le respect de leurs droits
- Leur satisfaction globale
Ces témoignages sont croisés avec ceux des professionnels, du CVS (Conseil de la Vie Sociale), et des documents administratifs pour avoir une vision complète de l’accompagnement.
Les pratiques professionnelles et la gouvernance
Le deuxième volet de l’évaluation s’intéresse aux pratiques professionnelles sur le terrain :
- Quels sont les documents utilisés ?
- Sont-ils conformes et à jour ?
- Existe-t-il un écart entre la procédure et la réalité ?
Ce travail permet de valoriser les pratiques pertinentes et d’identifier les écarts éventuels pour mieux les comprendre (manque de formation, d’outils, mauvaise transmission d’information…).
En synthèse : nos recommandations
- ✅ Tenez compte de l’existant (ressources, enjeux, projets)
- 📅 Planifiez votre démarche sur le moyen terme
- 📌 Identifiez les risques et ciblez les priorités
- 🤝 Mobilisez vos équipes et donnez du sens à la démarche
- 🔍 Suivez une formation pour mieux comprendre et agir
- 📈 Mettez à jour régulièrement vos outils qualité